En semesterskuld är den skuld som arbetsgivaren har gentemot sina anställda, som tjänat in rätten till betald semester, samt den betalning som ska ske om en anställd slutar och då ska ha semesterersättning. Anställda tjänar in både sin semesterlön och semesterledighet löpande under intjänandeåret och vid varje löneutbetalning ökar således arbetsgivarens skuld till dem.

Rätt till semesterlön

Enligt kollektivavtalen har anställda rätt till betald semester i form av ledighet och semesterlön, i förhållande till den lön och arbetstid de arbetar för under året. Skulden som en arbetsgivare får för varje anställd ökar både när personen arbetar samt när han/hon har semesterlönegrundande frånvaro som sjukdom, skada osv upp till en viss tid.

Minskning och ökningSemesterskuld

Semesterskulden både ökar och minskar under året.

  • Semesterskulden ökar för varje månad den anställde arbetar utan att ta ut semester
  • Skulden minskar istället när semesterlön tas ut och när semesterersättning betalas ut till en anställd som slutar
  • Skulden ökar också under semesterlönegrundande frånvaro
  • Sjukdom, arbetsskada, föräldraledighet upp till en viss tid är semesterlönegrundande frånvaro

Semesteravsättningar

För att hela tiden ha koll på hur mycket semesterskuld en arbetsgivare har, så måste denne göra semesteravsättningar för att kunna betala ut semesterlön löpande under året. De flesta tar ut sin semester på sommaren men det kan också ske vid andra tillfällen under året. Det är då viktigt att semesterlönen alltid är tryggad.

Bokföring

För att ha koll på sin semesterskuld så bokförs eller antecknas semesterskulderna genom ett löneprogram eller i bokföringen. Det är viktigt att om man antecknar skulden i bokföringen så måste den även stämma överens med siffrorna i löneprogrammet, så det gäller att vara uppmärksam. Detta kan nämligen skilja sig åt.

Verklig semesterskuld

Det gäller att se skillnad på den verkliga semesterskulden och den registrerade, eftersom de båda kan skilja sig åt. Detta genom att den verkliga semesterskulden fastställs i och med att man som arbetsgivare sammanställer ett semesterårsavslut. Detta är inte alltid fallet men de flesta företag gör på detta sätt.

Att bokföra semesterskulden

Vid varje lönekörning brukar semesteravsättningarna bokföras för att man ska se semesterlönen under de månader som den tjänats in. Detta bokförs som en kostnad och därmed som en ökning av semesterskulden. När arbetsgivaren sedan betalar ut semesterlönen så sker en minskning av semesterskulden som då bokförs som en negativ kostnad.

Beräkning

Att beräkna semesterskulden gör man genom att multiplicera den utbetalda bruttolönen med en viss procentsats och på samma gång är det viktigt att föra in samma information i löneprogrammet, vilket görs av en löneansvarig. Semesteravsättningen bör vara 12 % av bruttolönen som är semesterlönegrundande. Annars kan det ha varit så att man inte följt semesterlagens regler.

Frånvaro

Det som är svårt är när en anställd har semesterlönegrundande frånvaro, varpå ingen bruttolön registreras i löneprogrammet. Detta gör också att ingen semesteravsättning kan registreras. I och med detta kan semesterskulden avvika mellan bokföring och löneprogrammet vid semesterårets slut och därför måste den verkliga semesterskulden fastställas för varje anställd så att det blir rätt i slutändan.