För att kontinuerligt dokumentera och åtgärda olika avvikande händelser på ett företag, samt att åtgärda dessa om det skulle behövas, fordras en avvikelserapportering. Detta gör man bäst genom ett IT-system, eftersom det är svårt att skapa en kvalitativ avvikelserapportering utan IT-stöd. I dessa fall blir rapporteringen oftast inte enhetlig och problem kan uppstå.

Vem den berör

En avvikelserapport bör skrivas så snart som möjligt av den som händelsen omfattar så att den blir så detaljerad och sanningsenlig som möjligt. Den bör med fördel skrivas direkt in i avvikelserapporteringssystemet och ska innefatta hela händelseförloppet från början till slut med en rad punkter som bör finnas med i rapporten.

Avvikelserapportering sammanfattningAvvikelserapportering

Det gäller att vara noggrann och utförlig när en avvikelserapport skrivs.

  • Avvikelserapportering sker i samband med avvikande händelser på ett företag
  • Denna rapport skall föras in i ett avvikelserapporteringsprogram med IT-stöd
  • Rapporten ska helst skrivas av den person som det berör
  • Händelseförloppet skall framkomma klart och tydligt
  • Med avvikelserapporteringar kan viktiga åtgärder vidtas

Fördelar och nackdelar

Avvikelserapporter är till för att kvalitetssäkra verksamheten och snabbt kunna dokumentera problem eller händelser som har dykt upp. Det är enkelt förklarat ett system som planmässigt dokumenterar fel och brister i organisationen eller ute på arbetsfältet. I mångas öron har ordet en negativ klang; det kan kännas som ett sätt att leta syndabockar.

Involvera medarbetarna

Eftersom avvikelserapporteringar är mycket viktiga för att hålla ordning på verksamheten och ibland dessutom ett krav, så är det bra att som arbetsgivare tidigt vända detta till något positivt och förklara att det är för allas trevnad. Får man med sig de anställda från början brukar saker och ting gå lättare.

Undvik stora kostnader

Genom att hitta förbättringsmöjligheter så blir det en win-win situation för både ledning och anställda. Utförliga avvikelserapporteringar förbättrar inte bara arbetsmiljön för medarbetarna utan medför också en större omsättning för företaget som naturligtvis också gynnar de anställda. Alltför stora brister kan kosta ett företag miljontals kronor varje år.

Avvikelserapporteringens förlopp

Som tidigare nämnts ska en avvikelserapportering ta upp hela händelsen i detaljerade drag. Detta görs för att förebygga fel och undvika att de uppkommer igen inom en snar framtid. Det finns ett flertal sätt att hantera avvikelserapportering och det är upp till varje företag vad man anser passar verksamheten bäst.

I stora drag

Som arbetsgivare eller företagsledare bör du sätta ribban för vilka avvikelser som bör rapporteras och sedan göra klart för alla hur programmet används. När detta är gjort kan förloppet börja. Det första steget är att skriva ned alla fel och brister samt hur det hela inträffade och när. Många frågor besvaras således.

Steg för steg

Steg nummer två är att korrigera bristerna och medge att felet existerar. Nästa steg är A och O för att undvika upprepning – här vidtas de åtgärder som krävs. Det sista steget som man absolut inte bör missa är uppföljningen och analysen av det hela. Har korrigeringen varit tillräcklig och har saker förbättrats? Behövs mer?