En lönerapportering görs varje år och omfattar varje enskild anställd på företaget. Det är här alla uppgifter om de anställdas löner kommer på tal och lönerapporteringar fungerar också förträffligt bra som statistik när man till exempel vill uppdaga löneskillnader mellan män och kvinnor eller gamla och unga. Uppgifterna är till för att beräkna premier för pension/försäkringar.

Nya anställda

Även när man har anställt nya medarbetare ska dessa rapporteras in. Hur man rapporterar löner för arbetare respektive tjänstemän kan variera något, men i slutändan måste det inkludera alla på företaget. Lönerapporter är främst till för försäkringsbolagen som finns med i avtalet och ofta får man som arbetsgivare ett brev innan detta ska ske.

Lönerapportering sammanfattningRapportering

I en lönerapportering talas det också om preliminära lönerapporter och slutliga sådana.

  • Lönerapporter behövs sammanställas för att få en översikt av alla anställdas löneuppgifter
  • Rapporterna används sedan för att kunna beräkna t.ex. pensionspremier eller försäkringspremier
  • Lönerapporter används också som statistisk
  • Lönerapportering sker som regel en gång om året

Så går det till

Det som ska ingå i en lönerapportering är i första hand lönesummorna och här avses då bruttolönesummorna. En utförlig rapport om de anställdas löner ska skickas in till servicebolaget (ofta Fora) som erbjuder lösningar för kollektivavtalade försäkringspremier, bland annat avtalspension och trygghetsförsäkringar. Därför talar man ofta om ”Fora-rapportering”.

Rapportera på Fora

Rapporteringen innehåller således en rapportering av arbetarnas lönesummor i brutto. Lönesummorna från föregående år är slutliga och för kommande år preliminära. Det man då gör är att gå in på Foras ”Mina Sidor” och rapportera via en fil eller manuellt om man hellre önskar. Man kan också använda sig av en vanlig blankett.

Slutfasen

När servicebolaget har fått in lönerapporterna kan de sedan beräkna alla premier för pension och avtalsförsäkringar som ingår i kollektivavtalen. Det kan röra sig om alla möjliga försäkringar som arbetsskadeförsäkring och/eller omställningsförsäkring. Även de kollektivavtalade avgifterna har Fora ansvar för om man tecknat kollektivavtal. Dessutom beräknas också företagets löneskatt.

Slutlig och preliminär lönerapportering

När man talar om lönerapportering brukar man nämna den preliminära och den slutliga rapporteringen. Skillnaden är att de preliminära rapporterna avser innevarande år och de slutliga gäller föregående år. De slutliga sker varje år i januari eller när man säger upp försäkringsavtalet. Avsaknad av slutlig lönerapportering ger en relativt hög förseningsavgift.

Preliminär rapportering

De slutliga lönerna som rapporterats för föregående år räknas också som preliminära för innevarande år. Dock kan nyanställningar, uppsägningar, folk som byter jobb från arbetare till tjänsteman etc komma att påverka de preliminära resultaten och därför är det viktigt att uppdatera dem kontinuerligt. Detta påverkar nämligen storleken på den faktura som du får från servicebolaget.

Korrigering

Det är som sagt alltid viktigt att korrigera fel i lönerapporteringarna eftersom detta påverkar den årliga slutfakturan från servicebolaget. Detta kan man enkelt göra själv som arbetsgivare eller löneansvarig om det exempelvis handlar om uppdatering av preliminära lönesummor, korrigering av inrapporterade lönesummor samt att rapportera när det saknas en anställd på fakturan.