Att bokföra löneutbetalning

Löneutbetalning – sammanfattning

  • Löneutbetalning sker i de flesta fall en gång i månaden.
  • Löneutbetalning kan ske samma månad som lönen tjänas in, eller månaden efter att den tjänats in.
  • Löneutbetalning sker vanligen den 25:e i månaden, men detta varierar mellan olika arbetsplatser.
  • Vid betald ledighet ska semesterlönen räknas med i löneutbetalningen.

Löneutbetalning sker vanligen en gång i månaden. Lön kallas den ersättning som betalas ut i utbyte mot arbete, eller mot beredskap att utföra arbete. Som företagare måste du informera dina anställda om lönen, samt när den betalas ut. Så länge du inte är bunden till något kollektiv- eller hängavtal kan ni komma överens om vilken lön som helst.

Om du är bunden av ett kollektiv- eller hängavtal kan det finnas speciella bestämmelser som du måste ta hänsyn till när du sätter lönen. Det kan till exempel handla om minimilöner eller ersättningar av olika slag. Stadgarna i kollektivavtalen bör finnas tillgängliga för dina anställda inför diskussioner gällande lönen.

Att tänka på vid löneutbetalning

Det finns mycket information att beakta inför en löneutbetalning:

  • Hur man gör rent praktiskt, steg för steg
  • Vilka avtal företaget har
  • Hur lönebesked utformas
  • Löneutbetalning för olika löneformer
  • Löneutbetalning vid semester
  • Löneutbetalning vid sjukdom
  • Förmåner och beräkningar
  • Vad Skatteverket kräver för information i form av deklaration och kontrolluppgifter

Löneutbetalning steg för steg

Första gången du ska betala ut lön kan det vara bra att följa en punktlista.

  • Registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket
  • Samla in anställdas preliminärskatteuppgifter
  • Beräkna lönerna och skapa lönebesked
  • Beräkna arbetsgivaravgifter på förmåner och lön
  • Lämna in skattedeklaration till Skatteverket
  • Betala ut lön till dina anställda
  • Betala skatt och arbetsgivaravgifter

Lönebesked

Till varje löneutbetalning måste du bifoga ett lönebesked. Det ska innehålla information om personuppgifter, tid för löneutbetalningen, på vilket sätt lönen betalas ut, bruttolönen (beloppet före skatt), storleken på skatteavdraget (i kronor och i procent) samt nettolön (beloppet som faktiskt utbetalas). Du kan också inkludera information som gäller semester, förmåner och övriga ersättningar.

Observera att lönebesked, p.g.a. GDPR, inte får skickas ut direkt på mejl till den anställde. Läs mer om GDPR-säkrad lönehantering här.

Löneutbetalning för olika former av lön

LöneutbetalningDe flesta anställda i Sverige har månadslön, men det finns flera andra löneformer såsom timlön, rörlig lön, ackord och provisionslön. Som arbetsgivare kan du själv bestämma om du vill betala ut lön samma månad som den tjänas in, eller i månaden efter. Vid betalning under intjänandemånaden får de anställda förskottslön.

Det vanligaste är att lönen betalas ut den 25:e varje månad, men på vissa arbetsplatser sker löneutbetalningen ett annat datum. Om det står i anställningsavtalet att lönen betalas “senast” den 25.e, ska den betalas ut sista vardagen före den 25:e, om den 25:e infaller på en lördag eller en helgdag. Om det däremot endast står att utbetalningen ska ske den 25:e, och detta datum infaller på en lördag, helgdag eller söndag, sker utbetalningen vanligen första vardagen efter den 25:e. Observera att det inte finns någon lag i Sverige som anger när löneutbetalning ska ske.

Löneutbetalning med semesterlön

Semesterlönen ska räknas med i löneutbetalningen i samband med betald ledighet. Vid beräkning av storleken på semesterlönen kan du välja två tillvägagångssätt – samma-löne-regeln eller procentregeln. Om en anställd slutar, men har semester kvar att ta ut, ska semestern betalas ut i form av semesterersättning. Semestervillkoren ska framgå i anställningsavtalet.

Löneutbetalning med sjuklön

Från kalenderdag 2 till 14 under en sjuklöneperiod är det du som företagare som står för sjuklöneutbetalningen. Dag 1 är en karensdag och då ska du inte betala ut någon sjuklön. Dag 8 krävs ett läkarintyg för att få fortsatt sjuklön, och dag 15 kontaktar du Försäkringskassan och anmäler din anställde som fortsatt sjuk.

Sjukavdrag och andra löneavdrag görs vanligen månaden eftes. Det innebär att en anställd som är sjuk i mars får full lön 25 mars, men att sjukfrånvaron påverkar lönen som betalas ut i april.

Bra att veta om löneutbetalning

Det finns två begrepp som kan vara bra att fördjupa sig lite extra om när det kommer till löneutbetalning:

  • Förmåner – när en anställd byter ut en del av lönen mot en förmån kallas det löneväxling.
  • Arbetsgivardeklaration på individnivå – sedan början av 2019 ska du som arbetsgivare lämna arbetsgivardeklaration på individnivå varje månad. I denna ska du redovisa utbetalningar och skatteavdrag för varje anställd, varje månad. Arbetsgivardeklarationen ersätter den tidigare kontrolluppgiften, som lämnades in en gång per år.