En lönespecifikation delas ut i samband med löneutbetalningarna till de anställda. När man talar om lönebesked eller lönespecifikation menar man i stort sett samma sak. I dokumentet finns all relevant information med: avdrag, ersättningar, brutto- samt nettolön m.m. Därutöver kan det även finnas med arbetade timmar, övertidsersättningar och olika förmåner. Lönebeskedet i december kan också utgöra kontrolluppgift.
Eftersom det fordras en mängd papper till varje lönespecifikation så har allt fler arbetsgivare nu börjat skicka ut dessa i elektroniskt format. Ofta sker detta via Kivra-systemet. Från och med våren 2018 finns det dock mer utförliga regler som kan komma att påverka e-lönespecifikationerna då säkerheten för skyddsvärda personuppgifter ska ses över och bli tuffare. Mer om vilka krav de s.k. GDPR-reglerna ställer på hanteringen av lönespecifikationer finns att läsa längre ned i denna artikel.
Anledningen till att lönespecifikationen behövs är dels att de anställda ska få kvitto på utfört arbete och vara trygga med att det inte rör sig om svartjobb, samt att lönespecifikationen har en rättslig grund i Skatteförfarandelagen. I denna står att de anställda ska ha rätt att se de summor som utgjorts av skatteavdraget.
Man brukar alltid rekommendera att spara lönespecifikationen. I de fall en sådan kommer i elektroniskt format så brukar dessa dessutom sparas i 18 månader på de anställdas internetbanker, men en arbetsgivare bör lägga undan dem i ca 6 år.
Dessa lönespecifikationer är ett bevis på att lön betalats ut på korrekt vis, och det är anledningen till att de ska sparas.
Sedan 25 maj gäller den allmänna dataskyddsförordningen, ofta förkortad GDPR (General Data Protection Regulation), i kraft. Syftet med förordningen är att stärka och harmonisera skydder för fysiska personers personuppgifter inom EU.
Dataskyddsförordningen påverkar många områden av livet, eftersom våra personuppgifter används i ett flertal olika sammanhang. Den som hanterar personuppgifter måste vidta åtgärder för att förhindra att obehöriga kommer över dessa. När det handlar om hantering av lönespecifikationer innebär det till att börja med att lönespecifikationer inte ska skickas ut via mejl. Det kan vara tillåtet att använda mejl, om avsändarens och mottagarens server är krypterade, men detta kräver att en IT-säkerhetsexpert ser över lösningen. Många lönehanteringssystem, där man tidigare kunde skicka ut lönebesked via mejl, har redan tagit bort denna möjlighet.
Därför är det bättre att använda en annan lösning, som möjliggör säkert handhavande av person- och löneuppgifter. Alternativen för dig som arbetsgivare kan delas in i följande kategorier:
En viktig aspekt att ha i åtanke är att om det skulle uppstå problem med Skatteverket (att de vill ha bevis på att arbetsgivaren betalat in skatten i tid), så kan man med fördel visa upp alla lönespecifikationer eller lönebesked. I annat fall kan arbetsgivaren behöva betala in skatten själv eller på nytt.
Normalt ska en lönespecifikation skickas ut till de anställda vid samma tillfälle som lönen betalas ut på kontot. Dock finns det ingen direkt regel som säger när den ska skickas ut. Det enda som en arbetsgivare har skyldighet att rätta sig efter är de rekommenderade datumen som kollektivavtalet har skyltat med.
En del arbetsgivare slarvar med att dela ut lönespecifikationerna, vilket kan få negativa konsekvenser. Vid ett tecknat kollektivavtal är detta mycket ovanligt och det en anställd då ska göra är att vända sig till Skattemyndigheten för att undersöka om arbetsgivaren betalat in rätt skatt. Skatteverket uppmuntrar anställda att höra av sig om lönespecifikationerna uteblir.
De som ansvarar för lönespecifikationerna på ett företag är vanligtvis ekonomiavdelningen där man numera arbetar med datorns hjälp. Här arbetar man vanligen med ett utförligt löneprogram där allt registreras, från frånvaro till löner och ersättningar. Utifrån programmet och de inmatade siffrorna genereras sedan lönespecifikationerna. På så sätt blir det lättare att lagra informationen.
Arbetsgivaren ska betala in skatten på den anställdes lön varje månad. Om så inte sker kan den anställde bli skyldig att betala skatten. På lönespecifikationen framgår om skatt har betalats på lönen. Därmed kan den anställde visa för Skatteverket att skatt har betalats.
En lönespecifikation ska innehålla arbetsgivarens och den anställdes namn, den anställdes personnummer, bruttolön, avdragen skatt och nettolön. Det är också vanligt att uppgifter om arbetad övertid, frånvarotimmar, restid i tjänsten, eventuella förmåner, timlön och antal sparade semesterdagar finns med. Ibland finns också uppgifter om arbetsgivaravgifterna angivna.
Det finns inga regler för när en anställd ska få sin lönespecifikation. Det vanliga är dock att lönespecifikationen ges till den anställde i samband med att lönen utbetalas.
Du har en skyldighet att förse dina anställda med lönespecifikation, så att de kan se att rätt skatt har dragits. Detta är en rättighet för den anställde.