När löneutbetalningen i ett företag närmar sig, ska en lönekörning göras. Lönekörning är alla uppdateringar inför utbetalningen för att se att allt stämmer överens med de uppgifter som finns. Detta är alltså en hel process som infinner sig på företaget där registreringar, utbetalningar och avvikelser redovisas. Detta görs numera oftast i ett löneprogram på datorn.

Löneförberedelse

Innan löneutbetalningen som oftast sker den 25.e varje månad, så måste den löneansvarige på företaget kontrollera att olika rapporter som tidrapporter, frånvarorapporter samt löneregistreringen har skett på rätt sätt. De månadsavlönade anställda får sin lön under intjänandemånaden medans timavlönade och dagavlönade i vissa fall får sin lön månaden efter.

Lönekörning sammanfattningLönekörning

Det är viktigt att alla detaljer stämmer då det kan förekomma en del avvikelser under den gångna månaden.

  • En lönekörning uppdaterar uppgifter om de anställdas löner
  • Många felaktigheter kan uppkomma, vilket måste kontrolleras
  • Efter kontrollerna görs en ny lönekörning
  • Flera lönekörningar per månad kan skapas, beroende på anställningsform
  • Man kan backa en felaktig lönekörning

Så fungerar det

När alla detaljer är registrerade och alla anställda har fått sin lön angiven i programmet så klickar man på ”Lönekörning” beroende på vilket löneprogram man använder.

En lönekörning brukar ske i flera steg. Det första är en löneberedning som kontrollerar att alla uppgifter är antecknade och stämmer överens innan allt uppdateras.

Definitiva uppgifter

Vid en lönekörning blir alla registreringar som gjorts sedan förra löneutbetalningen, definitiva. Därför är det viktigt med löneförberedelse som kontrollerar uppgifterna först. En lönekörning kan också kallas månadsomställning. Lönehistorik och anställningshistorik blir uppdaterade samt alla löneberäkningar. I och med att människan kan begå mänskliga fel så är den automatiserade lönekörningen nu ett faktum.

Flera lönekörningar

Beroende på om ett företag har både månadsavlönade och/eller timanställda så måste en eller flera lönekörningar göras i månaden. Detta har givetvis också att göra med när utbetalningarna ska ske. Standardlönebesked kommer att skapas i samband med att en ny lönekörning görs och för de som inte erhåller standardlönebesked måste det läggas till i löneregistreringen.

Högre krav på löneprocessen

Kraven på att hantera regler och dessutom handskas med olika system blir allt högre. Det blir allt vanligare att även arbetstagare blir mer och mer pålästa och lär sig om ekonomi och löneutbetalningar. Detta ställer också högra krav på både datasystem och löneansvariga då felaktiga uppgifter kan få stora konsekvenser.

Automatisering och administration

Samtidigt som automatiseringen är på stark frammarsch så innehåller löneprocessen också en hel del administrationsarbete som ligger som en tung börda på ekonomiavdelningen. Omfattande kontroller, proaktivt arbete samt en relationsskapande roll gentemot arbetsgivaren, är något som varje dag dominerar lönespecialistens vardag. Att hela tiden kvalitetssäkra arbetet är a och o i löneprocessen.

Digital och automatiserad lönekörning

Genom att utveckla tekniken kan nu digitala och automatiserade lönekörningar göras. Detta innebär att feluppgifter reduceras och att man inte är lika beroende av en eller ett par experter inom området. Sårbarheten och mänskliga fel minskar därför markant vilket bidrar till att ni får tid över till annat.