Sammanfattning – löneadministration

  • Man kan välja att outsourca löneadministrationen för att få tid över till sin kärnverksamhet.
  • Löneadministration omfattar hela området kring de anställdas löner och vad som ska betalas in till olika myndigheter mm.
  • För att effektivisera löneadministrationen fordras ett smart löneprogram.
  • Många väljer att outsourca lönehanteringen.
  • Det krävs god organisation för att jobba som löneadministratör.

Löneadministrationen är det arbete som ligger bakom beräkningen av de anställdas bruttolöner, ersättningar, avgifter, frånvaro, avvikelser, semesterdagar samt en rad andra faktorer som spelar in. Löneadministration kräver mycket tid.

För att bidra med en effektiv löneadministration krävs i regel ett bra löneprogram som har alla uppgifter tillgängliga med lönearter och formler. Förutom detta krävs det erfarna personer som har kunskap om ämnet.

Vad ingår i löneadministration?

LöneadministrationKortfattat beskrivet ovan, omfattar löneadministrationen allt som har med de anställdas löner att göra. En löneadministratör i den mån det finns en sådan, sköter hela pappersarbetet och administrationen av löner på ett företag. Detta inkluderar även tidrapporter, lönebokföring, utläggsredovisning samt hur kollektivavtalet ska ses över och tolkas. Därför gäller det att vara sifferkunnig.

Med detta sagt, inkluderar löneadministrationen en rad moment som att fylla i anställningsavtal, göra reseräkningar, skattedeklarationer, ledighetsansökningar och faktiskt samtidigt ha en central roll vad gäller rådgivning till både anställda och arbetsgivare. Att se till att lönerna blir utbetalda på rätt tidpunkt samt att lönebeskeden innehåller all relevant information är också en självklarhet.

Det är inte särskilt komplicerat att hitta löneadministratörer i dagsläget. Utbildningen är inte särskilt lång och många har dessutom fått en stor erfarenhet bara genom att följa med en annan erfaren medarbetare på löneavdelningen. Det är ändå viktigt att man som arbetsgivare vet basen själv så att man kan hålla en övergripande koll.

Löneadministration styrs i allmänhet av fyra saker.

  1. Lagar
  2. Kollektivavtal
  3. Lokala överenskommelser, mellan företaget och den lokala arbetstagarorganisationen
  4. Anställningsavtalet

Lagarna

Det finns många lagar som på olika sätt har betydelse för löneadministrationen. En del av dessa är dispositiva, vilket innebär att de kan avtalas bort helt eller delvis. Om en lag är dispositiv framgår detta i lagtexten. De viktigaste lagarna när det handlar om löneadministration är

  • Lagen om anställningsskydd, som reglerar avtalet mellan arbetsgivaren och den anställde. Denna lag gäller för alla arbetstagare i allmän eller enskild tjänst.
  • Lagen om sjuklön, som innehåller regler om hur sjukfrånvaro och sjuklön ska hanteras. Grundregeln är att arbetstagare har rätt till sjuklön från den första anställningsdagen, men att karensdag tillämpas.
  • Arbetstidslagen, som reglerar hur mycket en arbetstagare får arbeta.
  • Semesterlagen, som innehåller regler för ledighet och lön vid semester. Många kollektivavtal innehåller regler som går längre än denna lag, till fördel för arbetstagaren.
  • Föräldraledighetslagen, om hur ledighet vid föräldraskap ska hanteras.
  • Personuppgiftslagen, förkortad PUL, som sedan våren 2018 inte gäller längre. Istället gäller dataskyddsförordningen, ofta förkortad GDPR. Syftet med denna är att etablera en enhetlig nivå för personuppgifter i hela EU. Förordningens påverkan på löneadministration är bl.a. att säkerställa att ingen obehörig kommer åt de anställdas lönebesked. Hela dataskyddsförordningen finns att läsa här.

Kollektivavtalet

Kollektivavtal förhandlas fram mellan arbetsgivarnas och de anställdas representanter. Genom att vara medlem i ett arbetsgivarförbund blir arbetsgivaren bunden till ett visst kollektivavtal.

Alla företag har inte kollektivavtal, ofta för att de inte är medlemmar i ett arbetsgivarförbund. Det är dock inte ovanligt att företag ändå följer kollektivavtalet för den bransch man tillhör. Gör man inte det gäller lagarna för arbetsmarknaden, kompletterat med lokala överenskommelser.

Lokala överenskommelser

Vare sig det finns ett kollektivavtal eller inte kan lokala överenskommelser spela en roll för löneadministrationen. Vissa delar i ett kollektivavtal kan ersättas med lokala överenskommelser, och vilka dessa delar är framgår i kollektivavtalet.

I många verksamheter uppstår situationer i löneadministrationen som inte beskrivits i lager eller kollektivavtal. Det är viktigt att verksamheten skapar en egen policy för dessa situationer. Dessa överenskommelser ska finnas nedskrivna, och gälla lika för alla anställda.

Anställningsavtal

Anställningsavtal skrivs mellan arbetsgivaren och den anställde, och reglerar förhållandet mellan dessa två. De punkter som är viktigast för löneadminstrationen är följande:

  • Anställningsdatum
  • Anställningsform
  • Befattning
  • Lön
  • Förmåner
  • Arbetstid
  • Sysselsättningsgrad
  • Semester
  • Uppsägningstid

Personalkategorier

Arbetare på gaffeltruckTidigare var personalkategorier ett viktigt begrepp inom löneadministration, och de finns fortfarande kvar i många program för löneadministration. Även om man i den aktuella verksamheten inte använder samma personalkategorier som löneadministrationsprogrammet kan det vara bra att använda programmets kategorier, eftersom det gör det lättare att hålla isär löner, förmåner med mera. De viktigaste personalkategorierna är:

  • Arbetare
  • Tjänstemän
  • Arbetsledare

I många sammanhang används uttrycket kollektivanställd istället för anställd. Det finns dock inga kollektiva anställningar, eftersom varje anställningsavtal skrivs individuellt. Däremot har många företag som har både arbetare och tjänstemän anställda separata kollektivavtal för de två grupperna. Det är t.ex. vanligt att arbetare och tjänstemän har olika försäkrings- och pensionsregler, och att dessa administreras av olika försäkringsbolag.

Det blir också vanligare med medarbetaravtal, vilket innebär att både arbetare och tjänstemän har samma typ av avtal, med likadana beräkningsregler.

Arbetsledare är ofta tjänstemän som har samma arbetstider som arbetarna, för att följa produktionen. Detta är det främsta exemplet på yrkesgrupper som inte är helt enkla att placera i ett förutbestämt fack. Ofta kan ett arbetsgivarförbund ge råd om hur personalkategorierna i branschen ser ut.

Kurser och böcker

Om man vill skaffa sig snabb kunskap om löneadministration som arbetsgivare eller företagare, kan man med fördel gå en kurs där datasessioner varvas med teori. Det finns också mängder av böcker att bekanta sig med på kvällstid. Ju mer man vet om sitt företags olika avdelningar desto bättre chef blir man!

Ett yrke med glöd

Förr i tiden var löneansvarig och löneadministratör ett lågstatusyrke men detta har kommit att ändras markant. I och med att så många företag nu väljer att outsourca sin lönehantering så har detta blivit en växande bransch. Många av dessa företag satsar också på andra sektioner såsom HR och redovisning samt andra ekonomiska tjänster.

Vad innebär löneadministration?

Löneadministration omfattar allt som har med de anställdas löner och förmåner att göra. Här ingår pensioner, semester, skatt och olika typer av ersättningar.

Vad kostar löneadministration?

Kostnaden för löneadministration varierar, beroende på företagets storlek och om man väljer att sköta administrationen internt eller extern. Väljer man intern administration, och anställer en löneadministratör, är administratörens lön kostnaden. Detta kan vara ett bra riktmärke när man bedömer priset på externa tjänster.