Utlägg är utgifter för annans räkning. Man brukar tala om olika typer av utlägg – egna utlägg, utlägg för anställda samt utlägg för kund. Eget utlägg innebär att anställda eller delägare lägger ut pengar ur privat ficka för olika kostnader som är arbetsrelaterade. Ofta rör det sig om transportkostnader eller tjänsteresor och allt som kommer omkring detta.

Utgifter för annans räkningUtlägg

I samtliga av fallen som nämnts är det således utgifter som en annan har lagt ut i en annans persons ställe och ska därmed ha ersättning för detta. Det kan också utgöra en skattepliktig förmån.

Det är viktigt att begära kvitto samt anteckna allt som lagts ut under en viss tid, genom bokföringssystemen.

Utlägg sammanfattning

Beroende på vilket utlägg det rör sig om, ska detta redovisas annorlunda, vilket du kan läsa om nedan i artikeln.

  • Utlägg är en utgift som betalats för någon annans räkning
  • Utläggen innefattar egna utlägg och utlägg för anställda samt utlägg för kund
  • Dessa bokförs och redovisas annorlunda
  • Vid utlägg för kund uteblir momsen

Egna utlägg

När man bokför egna utlägg blir dessa utgifter som företaget får i samband med att en anställd har lagt ut pengar privat under arbete. Dessa utlägg blir då en kostnad för företaget som i samma veva får en skuld till den anställde. Dessa pengar ska därmed betalas tillbaka genom ersättningar.

Utbetalning för egna utlägg

När utbetalningarna för dessa utlägg sker kan variera något men vanligtvis hamnar de på lönen samma månad eller möjligtvis månaden efter. Det räknas då som en kostnadsersättning eller ett traktamente. I och med detta är det arbetsgivaren som ska redovisa detta och inte den anställde i sin inkomstdeklaration till Skatteverket.

Kvitto och dokumentation

För att kunna göra ersättningarna så effektivt och korrekt som möjligt, gäller det att den anställde tar alla kvitton som krävs eller dokumenterar de kostnader han/hon har haft i samband med resan/besöket etc. Saknas en fullständig dokumentation eller om den anställde har scannat in kvittona, kan problem uppstå. Be därför alltid om originalkvitton.

Utlägg för anställda

Som tidigare nämnt är utlägg för anställda något en arbetsgivare lägger ut som privata utgifter för medarbetarna på företaget. Det kan till exempel röra sig om telefoner, mat eller datorer som den anställde behöver för privat bruk. Detta räknas som en skattepliktig förmån såvida inte personen betalar tillbaka summan med moms till företaget.

Redovisning

Redovisningen för utlägg för anställda ska bokföras på ett annorlunda sätt än de egna utläggen. Antingen redovisas dem som en avdragsgill kostnad och i det fallet blir det en negativ kostnad eller intäkt i samband med den anställdes återbetalning. Sker istället redovisningen som en fordran, redovisas återbetalningen mot fordringskontot. Uteblir återbetalningen skapas då en skattepliktig förmån.

Utlägg för kund

Om man gjort utlägg för en kunds räkning så ska denne faktureras och moms ska inte läggas på. För att det ska räknas som utlägg och inte vidarefakturering ska kunden själv ha betalningsansvar, något vinstpålägg får inte förekomma och beloppet behandlas därmed som ett utlägg i bokföringssyfte.