Ett traktamente är en ekonomisk ersättning för att betala ut den anställdes omkostnader när denne till exempel befinner sig på tjänsteresa. Mat, logi, resekostnader och småutgifter ingår här.
I teorin är traktamentet skattepliktigt, men eftersom en anställd kan göra schablonavdrag för ökade levnadskostnader i samband med tjänsteresor görs en kvittering. Traktamentet kan därför betalas ut skattefritt till den anställde, förutsatt att det inte överstiger det s.k. schablonbeloppet. Summan som överstiger schablonbeloppen blir lön och är skattepliktigt.
Schablonbelopp
Ett schablonbelopp när man talar om traktamente är de belopp som Skatteverket har satt upp gällande olika kostnader. Upp till dessa fastställda gränser är traktamentet skattefritt och överstiger man gränserna går det att göra skatteavdrag för kostnaderna som uppstår. Det kan röra sig om ett visst antal mil med bil eller en viss summa när den anställde bor på hotell med mera. Skatteverket är den myndighet som fastställer schablonbelopp, gällande vilka ökade levnadskostnader som kan uppkomma i samband med en tjänsteresa.
Arbetsgivaren och den anställde kan dock, genom anställnings- eller kollektivavtal, ha kommit överens om högre traktamenten än de som regleras av schablonbeloppen. Traktamentet delas i dessa fall upp i en skattefri och en skattepliktig del.
Det finns ingen skyldighet att betala ut traktamente enligt schablonbeloppet, men den anställde ska ersättas för sina ökade kostnader vid en resa. Den som inte får traktamente kan dra av schablonbeloppet i sin deklaration.
Regler för traktamente
Traktamentet minskar beroende på hur mycket den anställde själv har betalat och hur mycket arbetsgivaren eller andra personer har stått för. Om arbetsgivaren eller en annan person har stått för all kost under resan så kan traktamentet endast avse 10 % av maxbeloppet för mat och det som betalas ut är då småbelopp.
Logikostnader
Övernattningar på hotell och liknande i samband med tjänsteresor ersätts för det mesta genom att arbetsgivaren betalar räkningen för boendet. Om den anställde har sovit hos en vän eller bekant betalas beloppet ut skattefritt och till en viss gräns. I dagsläget gäller 110 kr/dag. Dock ändras summan om det gäller utlandsvistelser, beroende på land.
För att traktamentet ska gälla måste en övernattning minst 50 km från den anställdes hem har skett. För att räknas som en övernattning ska det röra tiden mellan 00.00 och 06.00.
Traktamente utomlands
I vissa länder är levnadskostnaderna högre än i Sverige, och detta återspeglas också i reglerna för traktamenten när den anställde vistas utomlands under en tjänsteresa. I stort ser reglerna likadana ut som när det rör traktamenten i Sverige. Resan måste innefatta övernattning, och avståndet till arbetet och hemmet måste vara minst 50 kilometer.
För varje land finns ett normalbelopp, som är det högsta skattefria traktamentet för landet i fråga. Normalbeloppet fungerar på samma sätt som det svenska maximibeloppet.
Har den anställde befunnit sig i flera länder på en och samma dag, gäller traktamentet för det land som personen har vistats längst i mellan kl. 06 på morgonen till kl 00. Det är endast timmarna på marken som räknas och inte tiden som den anställde reser.
Minskning av traktamente
Ibland kan det förekomma långa tjänsteresor för anställda och då gäller också specifika regler. Inte minst finns det regler som gäller hur länge traktamente kan utbetalas. Efter en tid minskas ofta traktamentet.
Tremånadersreduktion
Om tjänsteresan har pågått i över tre månader på samma ort, minskar det skattefria traktamentet. Detta beror på att kostnaderna för boende antas minska när en person bor länge på ett och samma ställe.
Efter tre månader gäller 70 % av maxbeloppet per hel dag. Det innebär att man heller inte kan betala ut traktamente för den anställdes hemresedag om personen anländer tidigare än kl. 19.
För att fortsätta betala ut traktamenten måste regler för tillfälligt arbete följas för att den anställde ska ha rätt till avdragen.
När de tre månaderna för tjänsteresan har löpt ut kan arbetsgivare endast betala ut traktamenten för en hel dag och inte halvdag som tidigare.
Tvåårsreduktion
Om en tjänteresa pågår längre tid än två år, på ett och samma ställe, inom Sverige, reduceras traktamentet ytterligare. Den anställde kan då få ut maximalt halva det ordinarie maxbeloppet, vilket innebär 115 kr per dag under inkomståret 2018.
Reducerat traktamente vid fria måltider
Det skattefria traktamentet minskar om den anställde vid sin tjänsteresa får måltider betalda av sin arbetsgivare, eller av någon annan i samband med arbetet. Anledningen till reduceringen är att fria måltider inte innebär någon ökning av levnadskostnaderna. Hur mycket traktamentet reduceras med beror på vilken typ av måltid det rör sig om. Följande gäller vid fullt traktamente, alltså 230 kronor per dag. Om den anställde får reducerat traktamente blir reduktionerna lägre.
- Frukost ger reducering på 46 kronor.
- Lunch eller middag ger reducering på 81 kronor.
- Lunch och middag ger reducering med 161 kronor.
- Frukost, lunch och middag ger reducering med 207 kronor.
Däremot görs ingen reducering för måltider på flyg, tåg och andra färdmedel, när måltiden ingår i biljettpriset. Detsamma gäller frukost som ingår i hotellvistelse.
