En reseräkning är en ersättning som den anställde får från sin arbetsgivare om personen har varit ute på tjänsteresa. I reseräkningen måste information om hur och var resan företagits samt vilken tidpunkt mm. Det finns mallar att ladda ned på nätet som den anställde fyller i. Reseräkningen lämnas sedan in till arbetsgivaren och löneavdelningen.

Skattefri kostnadsersättning?

En reseräkning upprättas för de skattefria kostnadsersättningar som de anställda får när de har lagt ut pengar för ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Dock gäller schablonbeloppen och därutöver så måste summan beskattas. Reseräkningen kan innehålla milersättning, ersättningar och andra traktamenten som betraktas som skattefria. Hur schablonbeloppen ser ut varierar.

Reseräkning sammanfattning

ReseräkningEn reseräkning ska innehålla den information som anses välbehövlig för att kunna avgöra om det är skattefritt eller inte:

  • Namn på den anställde
  • Anställningsnummer
  • Avdelning på arbetsplatsen eller resultatenhet
  • Syftet med tjänsteresa
  • Resmål
  • Datum (avresa och hemkomst)
  • Det är den anställde som anger all information som finns på räkningen

Regler

Ett traktamente är en skattefri ersättning upp till ett visst schablonbelopp som beslutats av Skatteverket. Normalbeloppet för en hel dag är skattefritt och för en halv dag gäller halva normalbeloppet innan skatt avdrages. Det sistnämnda gäller också för en natt som bekostats av den anställde. Dock ser normalbeloppen annorlunda ut beroende på resmål och land.

Mat

I den mån arbetsgivaren har betalat maten för den anställde så ska ett avdrag göras från det skattefria traktamentet gällande kost. Detta görs enligt schablonbeloppen eftersom en full ersättning endast kan ske om den anställde har bekostat sin mat själv med egna medel. Man förmånsbeskattar således fri kost under tjänsteresa genom att se till schablonbeloppen.

Bilresor

Om en anställd har använt sin privata bil i tjänsten och lagt ut drivmedlet på egen hand, så kan denna erhålla en milersättning på 18,50 kr/mil, skattefritt. Om det är en tjänstebil som använts och den anställde har betalat för drivmedlet, ersätts denne med 9,50 kr/mil eller 6,5 kr/mil, beroende på typ av drivmedel.

Så fungerar det

En anställd som lägger ut pengar för olika saker under en tjänsteresa måste alltså få skattefri ersättning för dessa. Dock måste det bevisas att det har legat i företagets intresse att dessa utgifter har varit essentiella för tjänsteresan. Det måste också synas att det verkligen är företagets utgifter och inget annat.

Kvitton

Ersättningarna avser främst flyg, hyrbil, tåg eller hotell men även andra utgifter som nämns ovan. Den anställde kan överlämna kvitton eller inte men det är enklare för denna om han/hon gör det då det inte behöver tas upp på kontrolluppgifterna. I den mån det gör det måste den anställde själv dra av det i inkomstdeklarationen.

Var ute i god tid!

Som arbetsgivare måste du godkänna reseräkningen innan den lämnas vidare till löneavdelningen och avdragen kan göras. Detta kan ibland innebära att du får påminna dina anställda vilket kan vara frustrerande. Det är emellertid av stor vikt då räkningen måste vara inne i tid för lönekörningen.