Med kvittohantering menas allt som omfattar hanteringen av utlagda kostnader från en anställd eller en själv. Är man egenföretagare med enskild firma måste man ha god koll på sina kvitton för att få göra rätt avdrag, men även en anställd bör spara kvitton för att bevisa vad som lagts ut vid t.ex. en tjänsteresa.

Gamla tidens kvitton

Vem blir inte smått frustrerad över alla papperskvitton som kommer bort eller ramlar ur fickorna? Av den anledningen har den nya digitala kvittohanteringen blivit revolutionerande. Med detta system slipper man irriterande papperslappar som tar upp plats och tär på miljön. Tack vare den digitala utvecklingen med appar och smartphones har detta förenklats ytterligare.

Kvittohantering sammanfattningKvittohantering

Det krävs en lagändring för att helt få slopa de trista papperslapparna och gå över till digitala system.

  • Kvittohantering innebär lagring av de kvitton som du själv eller en anställd får som bevis på utlagda belopp
  • Det finns nu digitala kvitton
  • Slopningen av papperskvitton fordrar dock en lagändring
  • Bästa kvittohanteringen sker hos en redovisningskonsult

Anlita en redovisningskonsult

De flesta småföretagare har inte tid att gå igenom vartenda kvitto och sätta in dessa i pärmar. Därför tar många idag hjälp av en redovisningskonsult som får göra jobbet åt dem. Detta har också gjort att fler längtar efter att helt gå över till elektroniska kvitton. Dock är redovisning av digitala kopior inte tillåtet.

Manuell kvittohantering

I och med detta tvingas många småföretagare anlita en redovisningskonsult som får den stora äran att hantera dessa papperskvitton manuellt. Dock är det bra om du som egenföretagare har gjort någon form av kvittohantering innan och inte bara dyker upp på redovisningsbyrån med en plastsäck full med kvitton huller om buller.

Ändring av branschen

Den traditionella formen av kvittohantering gör dock att redovisningsbranschen blir motarbetad men ändå tvingas ändra sin hantering, då digitala kvittokopior ändå letar sig in i arbetet. Kunderna efterfrågar moderna system men lagen säger ännu annorlunda och detta gör att det kan bli smått frustrerande för bägge parter att samarbeta.

Regler för kvittohantering

Att spara på kvitton är det förmodligen inte många som uppskattar men detta är oumbärligt för att kunna göra de skatteavdrag som krävs. Lagen säger dessutom att kvitton måste sparas ett antal år innan de får slängas och en av anledningarna är att Skatteverket kan granska företaget retroaktivt flera år tillbaka i tiden.

Papperskvitton

Enligt bokföringslagen måste papperskvitton sparas upp till 7 år och detta gäller även all annan räkenskapsinformation som bokföring mm. Dock gäller den allmänna preskriptionstiden i 10 år varpå man gör rätt i att arkivera pärmarna i ytterligare tre år. Kvitton som styrker anskaffningstiden på aktier, fastigheter mm, ska dock sparas så länge man är ägare.

Digitala kvitton

Om man som många andra fotar av sina kvitton med mobiltelefon eller scannar in dem så finns det ytterligare regler att följa. En sådan digital kvittokopia måste enligt lag sparas i fyra år i mobilen eller på datorn medans originalkvittot ska tas om hand i tre år. Detta kräver en noggrann organisation.