Körjournal – sammanfattning

  • En körjournal visar körsträckor, tankningar och annat för en bil som använts i tjänsten, vare sig det rör sig om tjänstebil eller privat bil.
  • Det finns inget krav i lagen på att föra körjournal, men det underlättar på många sätt.
  • Körjournalen kan föras med papper och penna, eller digitalt. Det blir allt vanligare med elektroniska körjournaler i form av enheter som ansluts till bilen.

En körjournal är alla anteckningar för tankningar, körsträckor, datum samt olika platser som besökts under tjänsteresan eller bilresan.

För att kunna dokumentera hur en anställd använder tjänstebilen eller den privata bilen i tjänst, så krävs det en körjournal som redovisas för arbetsgivaren. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att föraren för en utförlig körjournal.

Inget tvång till körjournal

Det är viktigt med en utförlig körjournal om ersättningarna och skatterna ska bli rätt i slutändan, men däremot finns det ingen lag som tvingar företag att be anställda använda sig av en sådan. I varje enskilt fall görs istället en samlad bedömning. Dock fungerar det som bevismaterial när man bedömer bilförmån samt driftmedelsförmån.

Körjournal i tre situationer

Det finns huvudsakligen tre situationer när en utförlig körjournal är av stor vikt.Körjournal

  1. När en anställd till viss del använder bilen privat, men framför allt använder den i tjänsten. Eftersom den anställde har använt bilen privat kan det beskattas som bilförmån, såvida det inte går att bevisa att bilen använts privat vid högst tio tillfällen under ett kalenderår, med en sammanlagd körsträcka på maximalt 1000 kilometer.
  2. Vid omfattande tjänstekörning, alltså när en anställd kör mer än 30 000 kilometer eller mer per år, i tjänsten, med en förmånsbil. Som arbetsgivare kan du då sätta ned förmånsvärdet till 75 % av det fulla värdet. För att det ska vara möjligt att göra denna minskning av förmånsvärdet måste den anställde uppfylla antalet kilometer hos dig, arbetsgivaren, under det aktuella inkomståret. Om den anställde uppfyller villkoren kan den anställde göra minskningen i sin deklaration, om du inte minskar förmånsvärdet.
    Om den anställde har flera arbetsgivare kan hen summera all tjänstekörning under ett och samma år.
  3. Om den anställde har fritt drivmedel i samband med bilförmån, ska hen bara beskattas för det drivmedel som används till privata resor. Om det då inte finns något underlag som visar körning både i tjänsten och privat, kommer hen att beskattas för allt drivmedel.

Olika körjournaler

Det finns flera typer av körjournaler som är lätta att komma över. Man brukar tala om den manuellt förda körjournalen respektive den elektroniska. Både förtryckta och elektroniska körjournaler kan köpas i vissa fysiska butiker eller på nätet. Dock är det viktigt att kolla om den förtryckta körjournalen har de ”boxar” som krävs för alla uppgifter.

Elektronisk körjournal

Den körjournal som börjar bli mest vanlig nuförtiden, är den elektroniska i form av en enhet som kopplas till bilen. Denna registrerar automatiskt information om samtliga körningar, men det är viktigt att ställa in den så att den registrerar privata körningar, och körningar i tjänsten, korrekt. Data från journalen kan behöva kompletteras med upplysningar om vilka kunder som har besökts. Därför är det bra om körjournalen går att ansluta till en dator, och data går att exportera som exempelvis csv-filer.

GPS-positionering

Om man som företagsägare vill använda sig av GPS-positionering i bilen som körs, kan man göra detta utan att först be föraren om lov. Detta gäller för de bilar som har elektroniska körjournaler. Dock måste man veta att man inte behöver samla in mer information än vad som behövs till Skatteverket.

Skatteverket granskar körjournaler

Körjournal landsvägOm man som företagare slarvar med körjournalen kan man få sig en otrevlig överraskning av Skatteverket. Detta har varit fallet för många företagsägare som inte angivit tillräckligt med information och fått betala höga förmånsvärden. En körjournal är inget lagkrav men är en rättspraxis för att visa upp att firmabilen inte körts privat.

Det är vanligt att Skatteverket granskar både små och stora företag för att se att man inte slarvar med körjournalen och undviker att rapportera korrekt information. Vissa handläggare kan vara oerhört noggranna och ofta görs också en koll på upp till fem år tillbaka, vilket kan stå dig dyrt om du blir påkommen.

Om alla uppgifter stämmer till 100 % har du inte mycket att oroa dig för, men i värsta fall kan du bli satt på hårda kontroller där varenda faktura under de senaste åren kan spela roll. Ett tips är därför att skaffa en elektronisk körjournal som registrerar allt.

Räkna ut milersättning utifrån körjournalen

Körjournalen gör det enklare att räkna ut milersättning. Kravet på rapportering av körningar är högre om det rör sig om en tjänstebil, och om arbetsgivaren står för bränslet. Många väljer därför att låta de anställda stå för bränslet, och sedan kompensera dem i de fall bränslet används till resor i tjänsten. Om det sker många resor i tjänsten är detta dock sällan ett realistiskt alternativ.

Vad ska en körjournal innehålla?

Skatteverket rekommenderar att körjournalen innehåller mätarställningen vid årets början och vid årets slut, samt registreringsnummer, vilket år det gäller, datum och mätarställning för individuella resor, hur många kilometer varje resa omfattade, adress där resan började och slutade, samt vilka personer och företag som har besökt, och i vilka ärenden. Det är också bra att anteckna mängden bränsle, och priset, när bilen tankas.

Hur länge ska en körjournal sparas?

En körjournal ska sparas i sju år, enligt Bokföringslagen. Det är med andra ord ingen skillnad mellan en körjournal och andra typer av bokföring.

Varför skriver man körjournal?

Körjournalen är en förutsättning för att kunna betala rätt skatt för bilförmåner, drivmedelsförmåner och milersättning, i enlighet med de svenska skattelagarna. Om en företagsbil inte har körjournal kan den bli upptaxerad till förmånsbil, och både företaget och den anställde kan bli retroaktivt skatteskyldiga för denna förmån.

Vem måste föra körjournal?

Den som kör en företagsbil eller förmånsbil måste ha körjournal. I det senare fallet är anledningen att körjournalen gör det möjligt att avgöra när bilen har körts i tjänsten, och när den har körts privat. Körjournal rekommenderas också när en privat bil körs i tjänsten, och en del av reseersättningen är skattefri.