När du betalar ut en lön till en anställd gäller det också att du bokför den på ett korrekt sätt. Med andra ord bokför du både att du gjort utbetalningen och att du har en skuld på skatter och sociala avgifter mm som vid ett senare skede ska betalas in till Skatteverket.

Bokföringskonton

När man håller på med bokföring så finns det en mängd konton att ta fasta på. De bokföringskonton som gäller löner används i stort sett av alla företag, vilka brukar vara 2710, 7010, 2731 och 7510. Vid arbetsgivaredeklarationen gör man en omföring till konto 1630 ”Avräkning för skatter och avgifter”.

Bokföra lönBokföra lön sammanfattning

En bokföring av lön kan antingen göras manuellt i en bokföringsbok eller via ett datorprogram, vilket är vanligast idag.

  • Bokföring av lön måste ske i samma veva som utbetalningen
  • Den förs in på ett flertal konton i bokföringsboken/systemet.
  • Lönen som bokförs är bruttolönen
  • Skatter och sociala avgifter tillkommer som kostnader och skulder.

Bokför lön på rätt sätt

Först sker löneutbetalningen. Detta avser bruttolönen och kan exempelvis föras in på kontot 7210 ”Lön tjänstemän”. När detta steg är klart bokför du skatten som skuld på konto 2710 ”Personalens källskatt”. De sociala avgifterna registreras på konto 7510 ”Lagstadgade sociala avgifter” som kostnad och skatteskuld på konto 2731 ”Avräkning lagstadgade sociala avgifter”.

Bokför skatter och avgifter

När du sedan ska bokföra den utbetalning som ska göras till Skatteverket, kan du använda dig av konto 1930 ”Företagskonto” eller 1630 ”Skattekonto” om ett sådant används. Du drar då detta från det konto du valt och bokför sedan bort pengarna från dina skuldkonton också – 2710 ”Personalens källskatt” och 2731 ”Avräkning sociala avgifter”.

Debet och kredit

Det är alltid viktigt att dubbelkolla bokföringen med hjälp av debet och kredit för att se att allt har gått till på rätt sätt och alla kostnader och intäkter stämmer överens. Idag finns det dock mycket bra bokföringsprogram som beräknar allt, men det är ändå av stor vikt att kunna förstå hur man gör.

Glöm inte transaktionerna

Som du förstått ska alltså inte bara lönen bokföras upp utan dessutom alla andra transaktioner och ersättningar som anställda och myndigheter ska ta del av. Förutom skatter, arbetsgivaravgifter, socialavgifter, FORA-avgifter samt fackföreningsavgifter och dylikt väntar alla tänkbara affärshändelser på sin tur i bokföringen. Även upplupen (intjänad) semesterersättning måste bokföras upp.

Automatkonteringar

Om du som arbetsgivare föredrar att bokföra manuellt kan det ta en hel del tid i anspråk och många anlitar en revisor eller en löneansvarig just för detta. Men nuförtiden finns det så utförliga ekonomisystem att det vore synd och skam att inte använda dem. Dessa innehåller också en rad automatkonteringar som räknar av exakta belopp.

Upplupna löner

Upplupna löner bokförs som interimsskulder. Detta gäller även de tilltänkta arbetsgivaravgifterna som samtidigt blir en kostnad för företaget. Upplupna löner kan vara semesterersättningar för framtiden, samt bonuslöner och vinstdelningar. Upplupna löner i bokslutet ska användas av konto 2940 och måste betalas ut innan de sociala avgifterna försvinner från bankkontot.