Att betala ut löner är inte så enkelt som det vid första anblick kan framstå. Det är i själva verket en komplex process, där många saker kan gå fel. Därför är det viktigt att känna till vilka de vanligaste misstagen är, och hur de kan undvikas. De är nämligen enkla att upptäcka, om företaget har bra rutiner för analys och kontroll.
En alltför komplex löneprocess kan bero på många saker. Några av dem är omoderna manuella rutiner, otydlig ansvarsfördelning eller bristande kapacitet och användarvänlighet i lönehanteringssystemet.
Vanliga misstag vid löneutbetalning
- En löneutbetalning har gjorts dubbelt, vilket resulterat i att en anställd har fått samma lön två gånger.
- Utbetalningar har gjorts som strider mot företagets policy.
- Personer som inte är anställda har fått löneutbetalningar.
- En anställd har fått mer än en löneutbetalning under samma månad.
- En anställd har fått felaktig lön.
- Samma person har fått löneutbetalningar till olika konton.
- Två anställdas löner har satts in på samma konto.
- Anställda som har ofullständiga uppgifter i anställningsregistret har fått löneutbetalningar.
Hur upptäcker jag och rättar till felaktiga löneutbetalningar?
Ett användbart verktyg för att ta reda på hur löneutbetalningarna har sett ut tidigare är löneanalysen. Med hjälp av löneanalys kan du också identifiera risker kopplade till löneprocessen. Analysen bör alltid innefatta:
- En historisk och löpande kontroll av lönefiler.
- Historisk och månatlig rapport över risker, felbetalningar och förbättringar av effektivitet och lönsamhet.
- Lönestatistik och -data för att analysera lönerna ur ett jämställdhetsperspektiv.
Lönenalys med jämställdhetsfokus
Det sistnämnda i punktlistan ovan är ett krav i Diskrimineringslagen. Varje år ska arbetsgivaren, tillsammans med fackklubben eller arbetsplatsombudet genomföra en lönekartläggning och analys för att upptäcka och åtgärda osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor. Skapa först ett urval av de medarbetare vars löner du särskilt vill analysera. Välj sedan hur data ska presenteras. Några alternativ att välja mellan är de följande:
- Vill du jämföra medarbetare som du bedömer presterar lika bra?
- Vill du jämföra lönerna mellan olika enheter?
- Vill du titta på hur lönerna har utvecklats under de senaste åren?
Även om det inte är något krav att kombinera dessa två analyser kan det vara en bra idé att göra det. Genom att titta på de anställdas löner både ur ett lönsamhets- och ett jämställdhetsperspektiv kan ni göra många upptäckter. Jämställda löner kan också göra ditt företag till en mer attraktiv arbetsgivare. Ni kan också upptäcka löneskillnader som kanske inte beror på diskriminering, men ändå är helt omotiverade. Kanske har ni flera anställda med likvärdiga arbetsuppgifter, som varit anställda lika länge men ändå har olika lön.
Det finns många tjänster för kontroll och analys av löneutbetalningar, där du kan få ut en rapport som visar om felaktigheter har förekommit. På det sättet blir det enklare att upptäcka exempelvis om en anställd har fått dubbla löner, eller om lön har betalats ut till en person som inte är anställd. Genom att göra en löneanalys får ni också ett underlag för strategiska beslut, bl.a. när det gäller ingångslöner och lönerevision. Ni får också en tydligt bild av företagets struktur, er lönepolicy och era lönekriterier.
