Om du har anställda i ditt företag kan det vara lockande att låta någon annan sköta administrationen av lönerna. En anledning till detta kan vara att du vill koncentrera dig på att leda kärnverksamheten. Ett annat skäl är att rätt kompetens kanske inte finns i företaget. Då kan det vara bättre att låta någon professionell sköta lönerna.
Att anlita en extern resurs för att ta över löneadministrationen kan också vara ett alternativ om den som sköter era löner idag ska sluta, och ni inte vill anställa en ny löneadministratör.
All kontroll försvinner inte i och med att ni outsourcar lönerna. Attestering och uppföljning kommer även i fortsättningen att ta en del av din arbetstid. Det kommer också att krävas att ni kontrollerar så att löneadministrationen ni har köpt fungerar som det är tänkt.
Fördelar med att outsourca lönehanteringen
- Företaget sparar pengar, i och med att ni bara betalar för den funktion eller tjänst som ni har avtalat om. Ni betalar inte arbetsgivaravgifter, friskvård m.m. för den externa löneadministrationen.
- Lönehanteringen blir mindre sårbar, än när den sköts endast av en person på ditt företag.
- Den som sköter lönerna har rätt kompetens, och håller sig uppdaterad på regler och procedurer.
- En del av administrationen tas över av den externa parten.
- Ni behöver inte bekymra er om att rekrytera personal för att sköta administrationen av lönerna.
- Ni kommer ifrån investeringar och löpande kostnader för drift, underhåll och support av lönehanteringssystem.
- Ni behöver inte hålla löpande utbildningar för den egna personalen.
- Innan ni lägger ut löneadministrationen måste ni gå igenom er nuvarande process, vilket gör att ni får en överblick över den, och troligen hittar – på egen hand eller tillsammans med er samarbetspartner – områden där ni kan förbättra er process.
För ett lyckat samarbete med leverantören
Processen för att outsourca lönehanteringen är beroende av relationen mellan ditt företag och leverantören för att lyckas. Därför är det viktigt att ni tillsammans med leverantören upprättar ett avtal om ansvarsfördelningen mellan er, eventuella särskilda behov, ömsesidiga förväntningar och anpassningar i leveransen.
Ha alltid en transparent dialog med er leverantör, och säkerställ att ni har en dedikerad kontaktperson som är leverantörens primära kontaktyta, och följer upp leverans och samarbete. För ett långsiktigt och lyckat samarbete är det också viktigt att ni har respekt och förståelse för varandras verksamhet.
När passar det att outsourca lönehanteringen?
- När organisationen har förändrats, och företaget vill renodla vissa roller, som HR eller ekonomi.
- När företaget har genomgått en fusion, och det finns ett behov av att förändra den totala lönefunktionen.
- När det av konfidentiella skäl är önskvärt att skilja lönefunktionen från verksamheten.
- När kärnverksamheten ska stärkas, och de administrativa resurserna minskas.
- När ni vill minska företagets sårbarhet, och slippa oroa er för frånvaro eller förändringar i personalen.
När passar det inte att outsourca lönehanteringen?
- När ni inte har etablerade rutiner för frågor som rör personal och löner på plats. Det går dock att ta hjälp av ett företag som arbetar med outsourcing av löner för att skapa och införa dessa rutiner.
- Om ni inte har en digital mognad och ett digitalt arbetssätt som är på samma nivå som de företag som sköter outsourcing.
- Om ni har en verksamhet där ni måste ha kontinuerlig insyn i det totala lönearbetet.
Vad kostar det att outsourca lönehanteringen?
Om ni väljer att outsourca er lönehantering är det svårt att veta vad den totala kostnaden kommer att bli. Det beror på att kostnaden baserar på fasta priser, volymbaserade priser och tjänster som utförs till timpris. Det går inte att uttala sig om vad slutpriset kommer att bli när ni inleder outsourcingprocessen, till stor del för att det inte går att säga vilken tidsåtgången kommer att bli. Leverantören bör dock kunna ge er en beräkning av hur kostnaderna kommer att utvecklas under perioden. I de flesta fall är kostnaderna högst i början.
Även om det skulle visa sig att ni inte gör någon ekonomisk besparing på att outsourca lönehanteringen kan det vara värt det, eftersom de resurser som frigörs kan användas till att öka företagets intäkter. För att kunna göra en rimlig bedömning är det viktigt att sätta upp mål innan outsourcingprocessen inleds. Vilka områden bedömer ni kommer att vara “återbetalda” inom ett års tid? Och finns det andra områden som kommer att vara återinvesterade inom en längre tidsperiod?
