Löneadministrationen är en huvudvärk för många företagare. Men det är faktiskt inte så svårt som du tror, det här med löner. I några enkla steg kan du göra den mer effektiv.
1. Anställningsavtal
Måste ett anställningsavtal vara långt och krångligt? Nej, det måste det faktiskt inte vara. Många tror dock att det är så, och därför skjuter många företagare på anställningsavtalet, framför allt när det handlar om brådskande anställningar.
Men det går att utgå från en mall när du skriver anställningsavtalet. Om du är medlem i en arbetsgivarorganisation, och har ett kollektiv- eller hängavtal, finns det troligen mallar för detta. Om du av någon anledning skulle behöva formulera ett anställningsavtal som är långt och krångligt kan en mall göra att du inte missar något viktigt.
2. Tidrapportering
De anställda måste på något sätt meddela vilka tider de arbetar. Detta kan göras på papper eller digitalt. Om det inte finns något sätt att skapa en systematik för detta är det svårt att hålla ordning på lönerapporterna. Genom att skaffa ett löneprogram med tidsredovisning kommer du till rätta med detta. De anställda kan logga in via dator eller smartphone och enkelt rapportera sin lön, och sammanställningarna blir enkelt tillgängliga för dig. Ska du fakturera dina kunder för arbetade timmar kan du koppla samman tidsredovisningen med din fakturering.
3. Administration av frånvaro
Fånvaro, både sjukdom och semester, kan vara knepig att administrera. Karensdagen ställer till det, och det är inte alltid enkelt att veta hur många semesterdagar de anställda har rätt till, eller hur många av dessa dagar de har utnyttjat. Lagar som styr reglerna kring arbetstid och frånvaro är framför allt Arbetstidslagen, Lagen om anställningsskydd och Semesterlagen.
Om du investerar i ett löneprogram kommer det att bli lättare att följa reglerna, även om det inte skadar att också känna till de viktigaste delarna av de nyss nämnda lagarna. Programmet gör också att administrationen av de anställdas frånvaro blir lättare.
4. Rapportering till Skatteverket
Skatter och avgifter för de anställda ska redovisas i en arbetsgivardeklaration varje månad. Det går inte att skjuta upp arbetsgivardeklarationen, något som skapar stress för många företagare. Återigen kan ett löneprogram vara till stor hjälp. Många program kan hämta en fil från Skatteverket som räknar ut vilken skattesats som gäller, utifrån de anställdas hemadress. De sociala avgifterna räknas också fram, utifrån den anställdes ålder.
5. Kontrolluppgifter
Varje år ska samtliga anställdas löner rapporteras till Skatteverket, i form av kontrolluppgifter. Har du ett löneprogram som tillåter export av filer kan du lämna kontrolluppgifterna i form av en fil.
6. Arbetsgivardeklaration på individnivå
Nästa år avskaffas kontrolluppgifterna. Istället införs arbetsgivardeklaration på individnivå, som ska lämnas till Skatteverket varje månad. I dessa ska uppgifter om lön, skatt och förmåner ingå. Dessa regler gäller redan idag för företag som 1) har fler än 15 anställda, och 2) är verksamma inom en bransch med krav på personalliggare. Från 1 januari nästa år kommer bestämmelsen att gälla för samtliga företag i Sverige.
Till skillnad från dagens kontrolluppgifter kommer arbetsgivardeklarationen på individnivå att följa löneprocessen. Den kommer med andra ord inte att innebära något större merarbete, åtminstone inte för den som har ett bra löneprogram.
