Lönehantering kan vara tidsödande, men det är relativt enkelt att effektivisera processen. På detta sätt kan företaget frigöra en hel del tid. Nyckeln till detta är effektiva rutiner.
Att administrera löner innebär, så fort ditt företag har en anställd eller fler, att du måste sköta följande:
- Betala ut lön varje månad
- Beräkna skatt på lönen
- Skicka in arbetsgivardeklaration till Skatteverket
- Skriva ut underlag till bokföringen
- Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket en gång per år
Att investera i ett löneprogram är bland det bästa man kan göra för att effektivisera lönehanteringen och frigöra tid. Redan när du har en anställd kan du spara en hel del tid. Programmet beräknar korrekt skatt och arbetsgivaravgift efter att du fyllt i uppgifter om de anställda och om ditt företag. Du kan även få ut bankfiler, rapporter, arbetsgivardeklaration och filer till bokföringen.
- Skapa tydliga rutiner
Genom att ha tydliga rutiner för personalens tidrapportering, och ange vad som gäller redan i anställningsavtalet eller i en personalhandbok, besvarar du många av de anställdas frågor redan innan de har ställts. Låt de anställda sköta sin tidrapportering själva, och klargör att detta är en förutsättning för att rätt lön ska kunna betalas ut vid rätt tillfälle. - Automatisera tidregistrering och avvikelser
Med ett bra försystem, som kan integreras med löneprogrammet, sparar du inte bara tid, utan minskar också risken för felaktiga inmatningar. Många försystem kan också hantera reseräkningar, schemaläggning och rapporthantering, genom att de utökas med olika moduler. Försystemet kan också anpassas till branschen, så att alla rutiner är i linje med gällande lagar och kollektivavtal. - Delegera
De flesta arbetar bättre om de känner att de har frihet, ansvar, och möjlighet att påverka sitt arbete. Ett sätt att göra detta är genom att överlåta tidrapporteringen till de anställda. Det lättaste sättet att göra detta är att välja ett löneprogram som har funktionalitet för tidrapportering. Detta innebär inte bara att lönehanteringen blir mer effektiv; de anställdas delaktighet ökar också.
